Imagina que has agrupado las columnas de tus pruebas en una carpeta llamada Pruebas. Quieres una fórmula que utilice todas las pruebas de esa carpeta, incluidas las que añadas más adelante.
FOLDER selecciona las columnas. Otra función decide qué hacer con ellas. Utilizaremos FLEXAVERAGE para calcular su media y, después, COUNTIF para contar cuántas pruebas ha aprobado cada alumno.
1. Empezamos con una carpeta
Coloca cuatro columnas de pruebas directamente dentro de una carpeta llamada Pruebas. Todas tienen notas sobre 10. Las notas de Alex son 4, 5, 8 y 3.
La media debe ser 5: (4 + 5 + 8 + 3) ÷ 4 = 5.
2. Crea el cálculo
Añade una columna de cálculo fuera de la carpeta Pruebas y elige Fórmula. Utiliza la lista de funciones para insertar FLEXAVERAGE y FOLDER, y el selector de columnas para insertar la referencia a la carpeta Pruebas dentro de FOLDER.
La fórmula completa queda así:
FLEXAVERAGE(FOLDER(Pruebas))Pruebas representa la referencia a la carpeta insertada con el selector. No escribas el nombre del ejemplo como texto.
La fórmula se lee así: Toma las columnas de la carpeta Pruebas y calcula su media para este alumno.
3. Entiende las dos partes
FOLDER(Pruebas) proporciona las columnas que están directamente dentro de Pruebas. En este ejemplo son Prueba 1, Prueba 2, Prueba 3 y Prueba 4.
FLEXAVERAGE(...) calcula la media de los valores de esas columnas, omitiendo las celdas vacías. Para Alex, da el mismo resultado que:
FLEXAVERAGE(Prueba 1, Prueba 2, Prueba 3, Prueba 4)La diferencia está en cómo seleccionas las columnas: FOLDER utiliza el contenido de la carpeta en lugar de una lista fija de pruebas individuales.
4. Añade otra prueba
Añade la Prueba 5 directamente dentro de Pruebas. Alex obtiene un 10. Mantén la fórmula exactamente igual:
FLEXAVERAGE(FOLDER(Pruebas))
El cálculo ahora es (4 + 5 + 8 + 3 + 10) ÷ 5 = 6. Una prueba añadida fuera de la carpeta no forma parte de esta selección.
Si la celda de la nueva prueba de Alex sigue vacía, FLEXAVERAGE la omite y la media se mantiene en 5. Si introduces un cero, la media pasa a ser 4: (4 + 5 + 8 + 3 + 0) ÷ 5.
5. Utiliza la carpeta con COUNTIF
FOLDER también funciona con COUNTIF, la función de nuestra guía anterior. Para contar las notas de 5 o más en la misma carpeta, utiliza:
COUNTIF(VALUE() >= 5, FOLDER(Pruebas))FOLDER selecciona las pruebas; COUNTIF comprueba sus notas. Con las notas originales de Alex (4, 5, 8 y 3), el resultado es 2. Al añadir la quinta nota de 10, el resultado pasa a ser 3.
Consulta COUNTIF: ¿Cuántas pruebas ha aprobado cada alumno? para entender VALUE() y la condición.
6. ¿Qué ocurre con las subcarpetas?
FOLDER utiliza solo el primer nivel. No recoge las columnas individuales de una subcarpeta. La propia subcarpeta se selecciona como una columna, utilizando su resultado.
Por ejemplo, imagina que Pruebas contiene una Prueba 1 con un 4, una Prueba 2 con un 6 y una subcarpeta Proyecto cuyo resultado es 8:
FLEXAVERAGE(FOLDER(Pruebas)) da, por tanto, (4 + 6 + 8) ÷ 3 = 6. SUBFOLDERS es una función distinta para expandir una carpeta a varios niveles; no forma parte del ejemplo de esta guía.
Un ejemplo de la aplicación
Esta imagen procede de la documentación de FOLDER incluida en iDoceo. Muestra el mismo principio con una carpeta llamada Homework:
AVERAGE se conserva por compatibilidad y se comporta como FLEXAVERAGE en el código actual. En nuestra guía utilizamos FLEXAVERAGE para dejar claro cómo se tratan las celdas vacías.
Qué debes recordar
- FOLDER selecciona; la función que lo contiene calcula. Utilízalo dentro de FLEXAVERAGE o COUNTIF para los ejemplos anteriores.
- Selecciona la carpeta, no solo su resultado.
FLEXAVERAGE(Pruebas)utiliza el resultado de la columna de la carpeta; al añadir FOLDER, se incluyen sus columnas del primer nivel. - Mantén el ejemplo sencillo. Utiliza pruebas con la misma escala de notas y coloca la columna de la fórmula fuera de la carpeta. Otras columnas de cálculo dentro de la carpeta también pueden aportar sus resultados.
- Una celda vacía no es un cero. FLEXAVERAGE omite las celdas vacías e incluye los ceros introducidos.
- La media de la propia carpeta puede ser suficiente. Para una media sencilla, utiliza el cálculo de media de la carpeta. FOLDER resulta útil cuando necesitas utilizar sus columnas dentro de una fórmula, como un contador condicional.